Служба делопроизводства и контроля исполнения

Контактная информация:
 
Тел.: (+375 17) 225 40 09, 225 05 36 – работа с обращениями граждан
E-mail: ns@rw.by
Адрес: 220030, Республика Беларусь, г. Минск, ул. Ленина, 17

Служба делопроизводства и контроля исполнения является самостоятельным структурным подразделением Управления Белорусской железной дороги и находится в непосредственном подчинении заместителя Начальника государственного объединения «Белорусская железная дорога», руководящего деятельностью по обеспечению безопасности.

В состав службы входят:

• секретариат;
• отдел по контролю исполнительской дисциплины;
• отдел архивов;
• отдел документационного обеспечения.

Основными видами деятельности являются:

• Организация и совершенствование системы документационного обеспечения деятельности Управления Белорусской железной дороги.
• Организация и контроль за соблюдением установленных правил документирования и работы с документами, в том числе с ограничительным грифом «Для служебного пользования», грифом «Коммерческая тайна» в Управлении Белорусской железной дороги.
• Разработка локальных правовых актов и методических документов по совершенствованию делопроизводства и архивного дела, работы с обращениями граждан и юридических лиц в государственном объединении «Белорусская железная дорога».
• Организация работы с письменными, устными, электронными обращениями граждан и юридических лиц, их регистрация и контроль за ходом исполнения.
• Осуществление контроля за соблюдением сроков исполнения поручений.

Служба в соответствии с возложенными на нее задачами осуществляет:

• прием, учет и обработку поступающей в Управление Белорусской железной дороги корреспонденции, регистрацию входящих, внутренних (распорядительных) документов;
• регистрацию приказов по основной деятельности, приказов по административно-хозяйственным вопросам, совместных решений Белорусской железной дороги и Объединенной отраслевой профсоюзной организации железнодорожников и транспортных строителей Белорусского профессионального союза работников транспорта и коммуникаций, протоколов совещаний у руководства Белорусской железной дороги;
• постановку на контроль поручений Начальника государственного объединения «Белорусская железная дорога», его заместителей, главного инженера, которые по своему характеру требуют решения (ответа), контроль за соблюдением сроков их выполнения;
• контроль за сохранностью документов в структурных подразделениях Управления Белорусской железной дороги, формированием дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, их оформлением и сдачей в отдел архивов службы;
• организацию проведения личного приема граждан, их представителей, представителей юридических лиц, «прямых телефонных линий» Начальником государственного объединения «Белорусская железная дорога», его заместителями и главным инженером государственного объединения «Белорусская железная дорога»;
• организация работы с письменными, устными, электронными обращениями граждан и юридических лиц в Управлении Белорусской железной дороги;
• ежегодную разработку и утверждение номенклатуры дел Управления Белорусской железной дороги;
• разработку и внедрение образцов бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь и товарного знака Белорусской железной дороги для обособленных структурных подразделений (филиалов) и организаций государственного объединения «Белорусская железная дорога», их дочерних предприятий и обособленных структурных подразделений (филиалов);
• разработку мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами в Управлении Белорусской железной дороги,
  а также по повышению исполнительской дисциплины и сокращению документооборота.