Служба делопроизводства и контроля исполнения

Контактная информация:
 
Тел.: (+375 17) 225 44 15 – начальник секретариата,
Тел.: (+375 17) 225 40 09 – работа с обращениями граждан
E-mail: ns@rw.by
Адрес: 220030, Республика Беларусь, г. Минск, ул. Ленина, 17

Служба делопроизводства и контроля исполнения является самостоятельным структурным подразделением Управления Белорусской железной дороги и находится в непосредственном подчинении заместителя Начальника Белорусской железной дороги, курирующего организацию работы и развитие локомотивного, вагонного хозяйств, промышленных предприятий и материально-технического снабжения Белорусской железной дороги.

Основными видами деятельности являются

• Организация и ведение делопроизводства в Управлении Белорусской железной дороги (далее – Управление).
• Осуществление контроля за обеспечением единого порядка работы с документами в Управлении.
• Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию делопроизводства и архивного дела.
• Осуществление  приема граждан и юридических лиц с устными и письменными обращениями, регистрация обращений и контроль за ходом их исполнения.
• Проверка деятельности структурных подразделений Управления, организаций и обособленных подразделений Белорусской железной дороги по вопросам организации работы с обращениями граждан и юридических лиц в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Служба в соответствии с возложенными на нее задачами осуществляет

• обеспечение ежегодной разработки номенклатуры дел Управления и утверждения ее установленным порядком;
• разработку и внедрение образцов бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь и товарного знака Белорусской железной дороги для организаций и обособленных структурных подразделений, входящих в состав Белорусской железной дороги, их дочерних предприятий и обособленных структурных подразделений;
• осуществление приема, учета и первичной обработки поступающей в Управление несекретной корреспонденции, регистрации входящих, исходящих и внутренних документов, а также доставки корреспонденции адресатам;
• обеспечение работы с несекретными документами, а также с документами «Для служебного пользования» в системе защищенной электронной почты государственных органов «MAILGOV» в Управлении;
• регистрацию приказов и указаний по основной деятельности; приказов по административно-хозяйственным вопросам; постановлений Белорусской железной дороги и Белорусского профессионального союза железнодорожников и транспортных строителей; протоколов совещаний у руководства Белорусской железной дороги;
• постановку на контроль поручений Начальника Белорусской железной дороги, его заместителей, главного инженера и главного экономиста, которые по своему характеру требуют решения (ответа), контроль за соблюдением сроков их выполнения;
• контроль за сохранностью документов в структурных подразделениях Управления, формированием дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, их оформлением и сдачей в отдел архивов службы;
• разработка мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами в Управлении, а также по повышению исполнительской дисциплины и сокращению документооборота.